邮件安全篇：如何防止邮件泄密？

邮件系统架构设计

对于保密要求极高的组织单位，如政府机密部门、金融机构核心部门以及企业研发关键领域，务必从物理层面严格隔离保密区域与非保密区域，确保信息安全。在邮件系统配置上，应采取分区部署策略，即保密区和非保密区分别部署两套独立的邮件系统。这两套系统之间需设立严格的数据隔离机制，禁止任何形式的数据交互，以防止信息泄露。保密邮件系统应仅限于保密用户内部使用，确保敏感信息的传递和处理均在高度受控的环境下进行；而非保密邮件系统则可用于与外部用户的正常通信，满足日常工作交流需求。通过这样的部署方式，可以大大提高组织的信息安全水平，有效防范潜在的信息泄露风险。

内外网隔离架构

邮件数据防泄漏系统

针对组织与外部单位有业务往来，但又要防止数据通过邮件泄露的场景，则需要通过邮件数据防泄漏系统（EDLP）进行防护。这样的系统可以由邮件系统提供，也可以是独立的软件系统或硬件设备。

注：如需了解市面上主流的EDLP产品，可以在公众号留言。

邮件数据防泄漏系统的工作过程

邮件数据防泄漏系统提供的功能包括（但不限于）：

• 关键字检测
• 正则表达式检测
• 数据标识符检测
• 非结构化数据指纹检测
• 自定义审批流程
• 检测模型训练
• 邮件审批
• 安全预警
• …

数据参考来源：https://www.cacter.com/safety_products/email-data-leakage-prevention

建立健全管理制度

组织在制度层面上规范邮件管理以防止泄密，可以从以下几个方面着手设计和实施一套全面的邮件安全管理制度：

邮件安全政策与准则

制定详细的邮件使用政策，明确规定邮件中不得传递敏感信息、商业秘密、个人隐私等内容，并明确违规使用的后果。设定敏感信息分类标准，明确各类信息的处理和传输规则。

用户账户管理

规范员工邮件账户申请、注册和注销流程，每个账户需实名制且仅限本人使用。强制执行定期更改密码的规定，并要求使用复杂度较高的密码或多重身份验证。

权限控制

根据职位和工作需要分配不同级别的邮件访问和操作权限，避免无关人员接触敏感信息。对涉及重要决策、财务信息或其他敏感事务的邮件发送实行审批制度。

加密与安全传输

要求在发送敏感信息时必须使用加密邮件服务，确保邮件在传输过程中不会被窃取或篡改。配置邮件服务器支持安全的邮件传输协议（如SMTPS、STARTTLS）。

邮件转发与复制限制

通过技术手段限制邮件的无授权转发、复制、打印或下载，尤其针对含有机密信息的邮件。

离职与转岗管理

在员工离职或岗位变更时，立即取消或转移其对企业邮件系统的访问权限。

应急响应与事件处理

建立邮件安全事件应急响应预案，包括发现泄密事件后的报告、调查和补救措施。

通过以上制度建设和执行，企业能够从制度层面对邮件的使用进行全面、严格的管理，大大降低因人为疏忽或恶意行为导致的邮件泄密风险。同时，配合相应的技术手段，形成制度与技术双重保障，确保企业邮件信息安全。

安全意识培训

组织定期的信息安全培训课程，提升员工的邮件安全意识，让他们了解如何识别钓鱼邮件、垃圾邮件和恶意软件，以及如何正确处理敏感信息。

企业可以选择通过邮件服务商或安全厂商提供的专业服务，分批次、有针对性的开展安全教育工作。