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掌握这些邮箱使用技巧,让办公效率瞬间翻倍!

邮箱使用 小胡子大魔王 4个月前 (07-13) 274次浏览 0个评论

邮箱客户端选择

工欲善其事,必先利其器!首要任务是挑选一个功能全面、操作便捷的邮件客户端。以下是目前国内常见的几款邮件客户端产品:

  • Foxmail
  • Outlook
  • 网易邮箱大师
  • Coremail邮箱客户端

在挑选邮件客户端时,强烈推荐选择与服务端邮件系统高度兼容、协同性强的工具,以确保最佳的工作效率和用户体验。例如当企业采用Exchange Server系统或Microsoft 365(M365)作为邮件服务时,Outlook客户端无疑是首选;若企业部署的是Coremail邮件系统,那么直接选用Coremail邮箱客户端将带来更为优化的体验。对于使用网易企业邮箱、腾讯企业邮箱等主流企业邮箱服务的用户,推荐尝试Foxmail或网易邮箱大师这类广泛认可的通用型邮件客户端。

高效收发邮件的几个技巧

优化邮件主题

好的邮件标题应直接反映邮件的核心内容或行动要求,采用<行动/类别>在前,<具体信息/简明主旨>在后的结构,既有助于收件人快速识别邮件重要性,又能提升沟通效率。遵循“一封邮件一个主旨”的原则,若内容复杂,也应尽量将话题控制在三个以内,避免信息过载。
标题优化示例:

  • 推荐:《7月12日工作总结 》 vs 不推荐:《工作总结》。加入日期会让标题更具体。
  • 推荐:《【合同预审】XXX框架协议预审》 vs 不推荐:《XXX框架协议预审》。通过【】明确行动类型,信息更完整清晰。
  • 推荐:《【内推】济南-销售经理-刘xx-8年经验》 vs 不推荐:《销售经理内推》。调整顺序,先地点后职位,便于快速筛选,同时保留候选人关键信息。

控制邮件往来次数

在面临紧急事件时,建议直接采用电话沟通以迅速响应,因为邮件虽为沟通工具之一,但在某些情境下仅作为流程的一环存在。为保持流程顺畅,可先行推进工作,随后再补充相应的邮件记录。对于无需对方反馈的邮件,不妨在邮件结尾温馨提醒:“无需回复”或“此事宜已办妥,请知悉”,以减轻收件人的回复负担。针对需多方参与深入讨论的问题,推荐使用即时通讯工具组建群组进行交流,此举能显著提升沟通效率。应避免单一邮件反复多次回复,以免冗长且低效。

管理好个人通讯录

大多数邮件客户端均内置了通讯录功能,允许用户轻松添加常用联系人并创建群组。这样,在撰写邮件时,能更快速地选定收件人及抄送对象,同时也为后续邮件的便捷分类与管理奠定了良好基础。Coremail邮件客户端个人通讯示例

Coremail邮件客户端个人通讯录示例

提前设置常用邮件模板

面对频繁使用的邮件类型,巧妙运用邮件模板,不仅大幅缩短撰写时间,更统一了邮件风格,信息呈现清晰明了。此外,这些模板还能无缝对接其他工具,助力高效完成大批量邮件群发任务,让沟通更加顺畅高效。Foxmail邮件模板功能

Foxmail邮件模板功能

高效管理邮件的几个技巧

学会对邮件打标签或标记

为邮件打上标签或标记,是邮件处理中最为直接且高效的策略之一。它不仅让用户能够迅速识别出哪些邮件至关重要,还赋予了用户通过标签功能对邮件进行个性化管理和分类的能力,从而极大地提升了邮件处理的便捷性和效率。Coremail系统的邮件标签功能

Coremail系统的邮件标签功能

设置邮件自动分类规则

大多数邮件客户端都包含邮件分类或过滤器功能,通过创建一系列的规则可以帮助用户对邮件进行自动分类整理,如移动到指定文件夹、自动回复、自动打标签等。邮件自动分类功能对于日常需应对海量邮件处理的用户而言,实为不可或缺的利器,能够大幅度节省手动分类与筛选邮件的时间,显著提升工作效率。Foxmail客户端过滤器功能

Foxmail客户端过滤器功能

巧妙使用日程会议功能

在往期文章中,我们已深入探讨过当前主流邮件客户端日程管理功能。对于企业用户而言,邮件客户端的日程功能极大地简化了用户管理待办事项、会议及日程安排的流程。邮件客户端能够智能识别并自动从邮件中提取日程信息,无论是会议邀请还是个人提醒,都能轻松实现自动添加与适时提醒。Outlook客户端日程功能

Outlook客户端日程功能

养成良好的邮件处理习惯

当日邮件,当日毕

践行“日清邮件”原则,力求当日邮件当日毕,保持收件箱的清爽,这不仅是高效工作的体现,更是对自我要求的一种坚持。避免“明日复明日”的心态。对于无法及时处理的邮件,可以考虑使用延迟处理或邮件待办等功能进行规划处理。

养成4D处理习惯

所谓4D,即行动(Do)转发(Delegate)搁置(Defer)删除(Delete)。收到任何一封邮件,无非也就这 4 中处理方式。「行动」: 如果邮件中的动作需要由你来完成,并且需要立即完成,那么就需要做出行动,没有理由做任何拖延。「转发」 :如果邮件需要你通知到你的下级,或者觉得可以转交给其他人完成,布置给其他人,那么也需要立刻做出处理,进行转发。「搁置」 :与做出行动对立,有些邮件是不需要立即处理的,你可以设为待办、或归纳到某个文件夹、设置提醒、标记类型,即可以更好的判断邮件的主次,也不会忘记抽时间处理搁置的邮件「删除」 :对于无意义的垃圾邮件或广告,可以果断的丢弃到垃圾桶。Outlook客户端邮件推迟办理功能

Outlook客户端邮件推迟办理功能

保持邮件正文整洁美观

写邮件时,尽量保持字体、字号和颜色统一,最好用黑色字。重点信息可以用斜体或下划线标出,但不要过多,这样收件人读起来更轻松,不用为了适应你的邮件格式而改变自己的阅读习惯。此外,在与客户或上级进行邮件沟通时,务必遵循商务电子邮件的礼仪规范。邮件开头应礼貌地加上合适的称谓,以体现对对方的尊重;内容表达要清晰、专业,并适时地采用商务用语;结尾处可加上“此致”等敬语,以及您的全名和职位,以示正式与尊重。这样的邮件不仅传递了信息,还展现了您的职业素养和良好的沟通态度。

设置好自己的邮件签名

邮件客户端的签名档功能,如同数字名片,展现职场形象,让沟通对象快速了解您是谁、来自哪、职责何在,促进高效专业交流。建议在使用邮件客户端之前首先完善自己的邮件签名。Foxmail邮件签名功能

Foxmail邮件签名功能

发送邮件之前记得添加附件

发送邮件忘记添加附件的情况很常见,建议在撰写邮件内容之前,先确认并添加好所有必要的附件,减少后续撤回或重复发送邮件的麻烦。有一些邮件客户端具备附件提醒功能,这在一定程度上减少了这种情况的发生。Coremail邮件客户端附件提醒功能

Coremail邮件客户端附件提醒功能

参考来源:

1. https://juejin.cn/post/6981650859847335967


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