掌握这些邮箱使用技巧，让办公效率瞬间翻倍！

企业中，HR、订单专员、客服及外贸经理等岗位需应对大量邮件，确保信息畅通与业务进展。掌握高效邮件处理技巧成关键能力。本文精选实用策略，助您高效应对，提升工作效率。

邮箱客户端选择

工欲善其事，必先利其器！首要任务是挑选一个功能全面、操作便捷的邮件客户端。以下是目前国内常见的几款邮件客户端产品：

Foxmail
Outlook
网易邮箱大师
Coremail邮箱客户端

在挑选邮件客户端时，强烈推荐选择与服务端邮件系统高度兼容、协同性强的工具，以确保最佳的工作效率和用户体验。例如当企业采用Exchange Server系统或Microsoft 365（M365）作为邮件服务时，Outlook客户端无疑是首选；若企业部署的是Coremail邮件系统，那么直接选用Coremail邮箱客户端将带来更为优化的体验。对于使用网易企业邮箱、腾讯企业邮箱等主流企业邮箱服务的用户，推荐尝试Foxmail或网易邮箱大师这类广泛认可的通用型邮件客户端。

高效收发邮件的几个技巧

优化邮件主题

好的邮件标题应直接反映邮件的核心内容或行动要求，采用<行动/类别>在前，<具体信息/简明主旨>在后的结构，既有助于收件人快速识别邮件重要性，又能提升沟通效率。遵循“一封邮件一个主旨”的原则，若内容复杂，也应尽量将话题控制在三个以内，避免信息过载。

标题优化示例：

推荐：《7月12日工作总结》 vs 不推荐：《工作总结》。加入日期会让标题更具体。
推荐：《【合同预审】XXX框架协议预审》 vs 不推荐：《XXX框架协议预审》。通过【】明确行动类型，信息更完整清晰。
推荐：《【内推】济南-销售经理-刘xx-8年经验》 vs 不推荐：《销售经理内推》。调整顺序，先地点后职位，便于快速筛选，同时保留候选人关键信息。

控制邮件往来次数

在面临紧急事件时，建议直接采用电话沟通以迅速响应，因为邮件虽为沟通工具之一，但在某些情境下仅作为流程的一环存在。为保持流程顺畅，可先行推进工作，随后再补充相应的邮件记录。对于无需对方反馈的邮件，不妨在邮件结尾温馨提醒：“无需回复”或“此事宜已办妥，请知悉”，以减轻收件人的回复负担。针对需多方参与深入讨论的问题，推荐使用即时通讯工具组建群组进行交流，此举能显著提升沟通效率。应避免单一邮件反复多次回复，以免冗长且低效。

管理好个人通讯录

大多数邮件客户端均内置了通讯录功能，允许用户轻松添加常用联系人并创建群组。这样，在撰写邮件时，能更快速地选定收件人及抄送对象，同时也为后续邮件的便捷分类与管理奠定了良好基础。

Coremail邮件客户端个人通讯录示例

提前设置常用邮件模板

面对频繁使用的邮件类型，巧妙运用邮件模板，不仅大幅缩短撰写时间，更统一了邮件风格，信息呈现清晰明了。此外，这些模板还能无缝对接其他工具，助力高效完成大批量邮件群发任务，让沟通更加顺畅高效。

Foxmail邮件模板功能

高效管理邮件的几个技巧

学会对邮件打标签或标记

为邮件打上标签或标记，是邮件处理中最为直接且高效的策略之一。它不仅让用户能够迅速识别出哪些邮件至关重要，还赋予了用户通过标签功能对邮件进行个性化管理和分类的能力，从而极大地提升了邮件处理的便捷性和效率。

Coremail系统的邮件标签功能

设置邮件自动分类规则

大多数邮件客户端都包含邮件分类或过滤器功能，通过创建一系列的规则可以帮助用户对邮件进行自动分类整理，如移动到指定文件夹、自动回复、自动打标签等。邮件自动分类功能对于日常需应对海量邮件处理的用户而言，实为不可或缺的利器，能够大幅度节省手动分类与筛选邮件的时间，显著提升工作效率。

Foxmail客户端过滤器功能

巧妙使用日程会议功能

在往期文章中，我们已深入探讨过当前主流邮件客户端日程管理功能。对于企业用户而言，邮件客户端的日程功能极大地简化了用户管理待办事项、会议及日程安排的流程。邮件客户端能够智能识别并自动从邮件中提取日程信息，无论是会议邀请还是个人提醒，都能轻松实现自动添加与适时提醒。

Outlook客户端日程功能

养成良好的邮件处理习惯

当日邮件，当日毕

践行“日清邮件”原则，力求当日邮件当日毕，保持收件箱的清爽，这不仅是高效工作的体现，更是对自我要求的一种坚持。避免“明日复明日”的心态。对于无法及时处理的邮件，可以考虑使用延迟处理或邮件待办等功能进行规划处理。

养成4D处理习惯

所谓4D，即行动（Do）、转发（Delegate）、搁置（Defer）、删除（Delete）。收到任何一封邮件，无非也就这 4 中处理方式。「行动」： 如果邮件中的动作需要由你来完成，并且需要立即完成，那么就需要做出行动，没有理由做任何拖延。「转发」：如果邮件需要你通知到你的下级，或者觉得可以转交给其他人完成，布置给其他人，那么也需要立刻做出处理，进行转发。「搁置」：与做出行动对立，有些邮件是不需要立即处理的，你可以设为待办、或归纳到某个文件夹、设置提醒、标记类型，即可以更好的判断邮件的主次，也不会忘记抽时间处理搁置的邮件「删除」：对于无意义的垃圾邮件或广告，可以果断的丢弃到垃圾桶。

Outlook客户端邮件推迟办理功能

保持邮件正文整洁美观

写邮件时，尽量保持字体、字号和颜色统一，最好用黑色字。重点信息可以用斜体或下划线标出，但不要过多，这样收件人读起来更轻松，不用为了适应你的邮件格式而改变自己的阅读习惯。此外，在与客户或上级进行邮件沟通时，务必遵循商务电子邮件的礼仪规范。邮件开头应礼貌地加上合适的称谓，以体现对对方的尊重；内容表达要清晰、专业，并适时地采用商务用语；结尾处可加上“此致”等敬语，以及您的全名和职位，以示正式与尊重。这样的邮件不仅传递了信息，还展现了您的职业素养和良好的沟通态度。

设置好自己的邮件签名

邮件客户端的签名档功能，如同数字名片，展现职场形象，让沟通对象快速了解您是谁、来自哪、职责何在，促进高效专业交流。建议在使用邮件客户端之前首先完善自己的邮件签名。

Foxmail邮件签名功能

发送邮件之前记得添加附件

发送邮件忘记添加附件的情况很常见，建议在撰写邮件内容之前，先确认并添加好所有必要的附件，减少后续撤回或重复发送邮件的麻烦。有一些邮件客户端具备附件提醒功能，这在一定程度上减少了这种情况的发生。

Coremail邮件客户端附件提醒功能

参考来源：

1. https://juejin.cn/post/6981650859847335967