企业中,HR、订单专员、客服及外贸经理等岗位需应对大量邮件,确保信息畅通与业务进展。掌握高效邮件处理技巧成关键能力。本文精选实用策略,助您高效应对,提升工作效率。
邮箱客户端选择
- Foxmail
- Outlook
- 网易邮箱大师
- Coremail邮箱客户端
在挑选邮件客户端时,强烈推荐选择与服务端邮件系统高度兼容、协同性强的工具,以确保最佳的工作效率和用户体验。例如当企业采用Exchange Server系统或Microsoft 365(M365)作为邮件服务时,Outlook客户端无疑是首选;若企业部署的是Coremail邮件系统,那么直接选用Coremail邮箱客户端将带来更为优化的体验。对于使用网易企业邮箱、腾讯企业邮箱等主流企业邮箱服务的用户,推荐尝试Foxmail或网易邮箱大师这类广泛认可的通用型邮件客户端。
高效收发邮件的几个技巧
优化邮件主题
- 推荐:《7月12日工作总结 》 vs 不推荐:《工作总结》。加入日期会让标题更具体。
- 推荐:《【合同预审】XXX框架协议预审》 vs 不推荐:《XXX框架协议预审》。通过【】明确行动类型,信息更完整清晰。
- 推荐:《【内推】济南-销售经理-刘xx-8年经验》 vs 不推荐:《销售经理内推》。调整顺序,先地点后职位,便于快速筛选,同时保留候选人关键信息。
控制邮件往来次数
管理好个人通讯录
Coremail邮件客户端个人通讯录示例
提前设置常用邮件模板
Foxmail邮件模板功能
高效管理邮件的几个技巧
学会对邮件打标签或标记
Coremail系统的邮件标签功能
设置邮件自动分类规则
Foxmail客户端过滤器功能
巧妙使用日程会议功能
Outlook客户端日程功能
养成良好的邮件处理习惯
当日邮件,当日毕
养成4D处理习惯
Outlook客户端邮件推迟办理功能
保持邮件正文整洁美观
设置好自己的邮件签名
Foxmail邮件签名功能
发送邮件之前记得添加附件
Coremail邮件客户端附件提醒功能
参考来源: